Opzetten archief

Het opzetten van een archief 

Het opzetten van een archief voor een vereniging of instelling wordt vaak vergeten, terwijl dat archief juist een bron van belangrijke informatie kan zijn.

In de praktijk wordt het archief gevormd door de secretaris van de organisatie. Daar moet immers secretariaat gevoerd worden en worden de besluiten van het bestuur of de directie vastgelegd in Notulen of verslagen.  Daarnaast heeft ook de penningmeester een archief. Dat bestaat vaak uit de allerlei financiële stukken zoals facturen, jaarrekeningen en begrotingen. 

Voor de goede orde: dat is ook archief en hoort uiteindelijk samengevoegd te worden met het gedeelte van de secretaris. 

Als archiefdienst hanteren wij meestal onderstaand archiefschema. Daarin kunnen nagenoeg alle voorkomende archiefbestanddelen gerangschikt worden.

Archiefschema verenigingen of instellingen.

I. Stukken van algemene aard

Notulen 

-  Notulen/verslagen van bestuurs- en ledenvergaderingen

-  Uitnodigingen en agenda's

-  Presentielijsten

Ingekomen en minuten van uitgaande stukken

-  "Correspondentie"

-  Indexen/toegangen op de correspondentie (postregistratie)

Jaarverslagen

-  (concept)jaarverslagen

II. Stukken betreffende bijzondere onderwerpen

Oprichting en organisatie

-  Statuten en reglementen

-  wijzigingen in statuten en reglementen

-  Stukken betreffende fusie en opheffing van de organisatie.

Bestuur

-  Bestuursverkiezing 

-  Brieven van kandidaat bestuursleden

-  Stukken betreffende benoeming en aftreden van bestuursleden

-  Lijst met namen van bestuursleden.

-  Instructies voor de bestuursleden

-  Correspondentie tussen bestuursleden en secretaris

Leden

-  Stukken betreffende aanmelding/benoeming en opzegging

-  Ledenadministratie

Personeel

-  Personeelsdossiers (alfabetisch)

-  Stukken betreffende benoeming, beoordeling en ontslag in algemene zin.

-  Stukken betreffende plichten van het personeel (alg. instructies arbeidstijden enz.)

-  Stukken betreffende rechte van het personeel

-  Huisvesting

-  Overige personeelsaangelegenheden

Verwerving en beheer van bezittingen

-  Onroerend goed

-  Roerend goed

-  Legaten

-  Leningen en beleggingen

-  Subsidies

Boekhouding en financiële verantwoording

-  Correspondentie van de penningmeester (bv contributies)

-  Boekhouding:

        o  Kas-, bank, giroboeken

        o  Grootboeken

        o  Spaarbankboekjes

        o  Rekening courant

        o  Kwitanties

        o  Debiteuren- en crediteurenadministratie

-  Financiële verantwoording:

       o  Concept(begrotingen)

       o  Jaarrekeningen

       o  Winst- en verliesrekening

       o  Balansen

       o  Accountantsrapporten

Activiteiten

-  Beschrijving van wijze van uitvoering doelstelling

-  Beheer van bibliotheek en archief

-  Jubilea en andere festiviteiten

-  Contacten met andere organisaties

Afdelingen/commissies en subafdelingen

Stukken waarvan het verband met het archief niet is gebleken

III. Documentatie en bibliotheek

-  Tijdschriften en boeken verzameld ter ondersteuning van de       organisatieactiviteiten (bedrijfsbibliotheek)

      NB. Tijdschriften die de vereniging zelf uitgeeft dienen tot het archief
      gerekend te worden: Plaatsen onder activiteiten, publicaties)

      Foto's, video's en geluidsopnames 

Bijlagen

-  Lijsten van voorzitters en secretarissen (met periode) vanaf de oprichting.

-  Lijsten van vernietigde archiefstukken/documenten.