Cookiemelding

Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe is wettelijk verplicht toestemming te vragen voor het gebruik van cookies en u te informeren over het gebruik van functionele cookies. Cookies zijn belangrijk voor onze website.

Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe gebruikt functionele cookies, maar daarnaast ook cookies voor het beheer van de webstatistieken. Deze cijfers gelden als noodzakelijke feedback om de digitale dienstverlening en de vindbaarheid van de site te verbeteren. Daarnaast worden de webstatistieken gebruikt om verantwoording af te leggen aan de deelnemers van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe en subsidieverstrekkers.

Bezoekers van de website van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe blijven anoniem. Ook voor cookies geldt dat ze nooit direct aan individuen zijn te koppelen. Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe gaat vertrouwelijk om met de gegevens die door middel van cookies worden verzameld.

De website van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe is alleen bereikbaar als u cookies accepteert!

U bent natuurlijk altijd welkom op de studiezaal van de 5 vestigingen van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe

Ik accepteer deze cookies

Meer informatie over cookies »

sm-kaart.jpg

Opzetten van een archief

Het opzetten van een archief voor een vereniging of instelling wordt vaak vergeten, terwijl dat archief juist een bron van belangrijke informatie kan zijn.

In de praktijk wordt het archief gevormd door de secretaris van de organisatie. Daar moet immers secretariaat gevoerd worden en worden de besluiten van het bestuur of de directie vastgelegd in Notulen of verslagen.  Daarnaast heeft ook de penningmeester een archief. Dat bestaat vaak uit de allerlei financiële stukken zoals facturen, jaarrekeningen en begrotingen. 

Voor de goede orde: dat is ook archief en hoort uiteindelijk samengevoegd te worden met het gedeelte van de secretaris. 

Als archiefdienst hanteren wij meestal onderstaand archiefschema. Daarin kunnen nagenoeg alle voorkomende archiefbestanddelen gerangschikt worden.

 

Archiefschema verenigingen of instellingen.

 

I. Stukken van algemene aard

 

Notulen 

-  Notulen/verslagen van bestuurs- en ledenvergaderingen

-  Uitnodigingen en agenda's

-  Presentielijsten

Ingekomen en minuten van uitgaande stukken

-  "Correspondentie"

-  Indexen/toegangen op de correspondentie (postregistratie)

 

Jaarverslagen

-  (concept)jaarverslagen

 

II. Stukken betreffende bijzondere onderwerpen

 

Oprichting en organisatie

-  Statuten en reglementen

-  wijzigingen in statuten en reglementen

-  Stukken betreffende fusie en opheffing van de organisatie.

 

Bestuur

-  Bestuursverkiezing 

-  Brieven van kandidaat bestuursleden

-  Stukken betreffende benoeming en aftreden van bestuursleden

-  Lijst met namen van bestuursleden.

-  Instructies voor de bestuursleden

-  Correspondentie tussen bestuursleden en secretaris

 

Leden

-  Stukken betreffende aanmelding/benoeming en opzegging

-  Ledenadministratie

 

Personeel

-  Personeelsdossiers (alfabetisch)

-  Stukken betreffende benoeming, beoordeling en ontslag in algemene zin.

-  Stukken betreffende plichten van het personeel (alg. instructies arbeidstijden enz.)

-  Stukken betreffende rechte van het personeel

-  Huisvesting

-  Overige personeelsaangelegenheden

 

Verwerving en beheer van bezittingen

-  Onroerend goed

-  Roerend goed

-  Legaten

-  Leningen en beleggingen

-  Subsidies

 

Boekhouding en financiële verantwoording

-  Correspondentie van de penningmeester (bv contributies)

-  Boekhouding:

        o  Kas-, bank, giroboeken

        o  Grootboeken

        o  Spaarbankboekjes

        o  Rekening courant

        o  Kwitanties

        o  Debiteuren- en crediteurenadministratie

-  Financiële verantwoording:

       o  Concept(begrotingen)

       o  Jaarrekeningen

       o  Winst- en verliesrekening

       o  Balansen

       o  Accountantsrapporten

 

Activiteiten

-  Beschrijving van wijze van uitvoering doelstelling

-  Beheer van bibliotheek en archief

-  Jubilea en andere festiviteiten

-  Contacten met andere organisaties

 

Afdelingen/commissies en subafdelingen

 

Stukken waarvan het verband met het archief niet is gebleken

 

III. Documentatie en bibliotheek

 

-  Tijdschriften en boeken verzameld ter ondersteuning van de       organisatieactiviteiten (bedrijfsbibliotheek)

      NB. Tijdschriften die de vereniging zelf uitgeeft dienen tot het archief
      gerekend te worden: Plaatsen onder activiteiten, publicaties)

      Foto's, video's en geluidsopnames 

 

Bijlagen

-  Lijsten van voorzitters en secretarissen (met periode) vanaf de oprichting.

-  Lijsten van vernietigde archiefstukken/documenten.